Delegasyon Nedir?

Delegasyon yani yetkilendirmenin en iyi tanımı, bir yönetici veya ekip liderinin başka bir personele verilen bir görevi tamamlama sorumluluğu ve yetkisi vermesidir.

Yönetimde Delegasyon Nedir?

Üstler, yetkiyi işyerinde astlarına devrediyor, bu kadar basit. Yetki, görevden feragat etmek değildir ya da görevleri başkasının masasına dökmek değildir. Etkili delegasyon, önemsediğiniz anlamına gelir. İşyerindeki tüm başarılı liderler için delegasyon, önemli bir temel yetkinliktir ve buna hazır ekip üyelerini geliştirmek için daha büyük bir stratejik planın bir parçasıdır.

Liderler Yetki Vermede Neden Başarısız?

Etkili delegasyon, ancak doğru kullanıldığında güçlü bir araç olarak kullanılabilir. Ama neden bu kadar çok yönetici işyerinde yetki devri yapmakta güçlük çekiyor?

Pek çok yöneticinin yaşadığı veya hissettiği bazı önemli yetkilendirme engellerini inceleyelim.

• Ego – Kendim daha iyi yapabilirim.
• Zaman – Açıklaması çok uzun sürüyor.
• Sorumluluk – Ters giderse ben sorumluyum.
• Beceri Boşlukları – Personelim teknik becerilere sahip değil.
• Yetki Tehdidi – Yetkilendirme kendi yetkimi azaltır.

Krizden krize giden ve çalışma günlerinin çoğunu “yangınla mücadele” olarak geçiren stresli yöneticiler, muhtemelen yetki vermekte başarısız oluyor. “Yangınla mücadele”, proaktif bir yönetim değil, reaktif yönetimdir. Gerçek şu ki, çoğu yönetici ve lider başarısız olma korkusuyla ilgileniyor. Bu, diğer ekip üyelerine güvenmemek, en başta doğru personeli işe almamak veya diğer insanlara güvenmemek olabilir. Yukarıdaki karakter özelliklerine sahip liderlerin yüksek performanslı bir ekip kurma olasılığı daha yüksektir.  Yönetimde yetkilendirmenin ne olduğunu tanımlamadan hareketle, şimdi yetkilendirmenin gerçek faydalarını ve bunun işletme, yönetici ve kuruluşun çalışanları üzerinde nasıl olumlu bir etkiye sahip olabileceğini keşfedeceğiz.

Yöneticiye Yetki Vermenin Faydaları

Daha Fazlasını Elde Ederken Zamanınızı Boşaltın

İş yerinde etkili bir şekilde yetkilendirerek, bir yönetici olarak kendinizi daha önemli projelere ve stratejik görevlere odaklanmak için özgürleştireceksiniz, ayrıca ekibinizdeki diğer insanların büyümesine ve gelişmesine yardımcı olacaksınız.

Gelişen Bir Güven Kültürü Oluşturun

Kendi kendinize, “Kendim yapacağım” demekten kaçının. Çalışmanız birikmeye başlayacak ve sizi daha az verimli hale getirecek. Başarılı yöneticiler, ne zaman yetki vereceğini ve üretkenliği artıracağını bilir.

Doğru bir şekilde yetki verdiğinizde, yalnızca başkalarını motive etmekle kalmaz, onları dahil hissetmelerini sağlar, profesyonel gelişimlerine katkıda bulunur ve ekibinizin becerilerini kullanırsınız.

Güven Oluşturun ve Ekibinizin Esnekliğini Artırın

İşyerindeki çalışanlar becerilerini sorgulama şansı elde ettiklerinde, bağlılıkları ve üretkenlikleri muhtemelen artacak veya en azından azalmayacaktır.

Bir işletme veya yönetici, iş gücünü geliştirmek için yetkilendirmeyi kullandığında, en önemli görevleri üstlenecek pratik yetkinliklere kimin sahip olduğunu bilmek konusunda daha iyi konumdadırlar.

Ek olarak, bir projede ekip olarak işbirliği yapmak fikirlerin paylaşılmasına, insanların söz sahibi olmasına ve ekip fikirlerinin gelişmesine olanak tanır. İşyerinde yetki verme, işleri zamanında halletmek için gerekli bir araç ve beceri olabilir.

Çalışanlara Yetki Vermenin 3 Temel Faydası

1 – Değerinizi Kanıtlama Şansı

Patronunuz tarafından bir görev verildiğinde, bu, sahip olduğunuz becerileri insanlara gösterme şansınızdır.

2 – Dahil Olma Fırsatı

Yöneticiniz sizi dahil ettiğinde, bunu olumsuz bir düşünce olarak değil, bir iltifat olarak kabul edin. Becerilerinize inanıyorlar ve harika bir iş çıkarabileceğinizi biliyorlar. Dahası, dahil olduğunuza göre artık bir fikir verebilirsiniz. İyi liderler her zaman onları yanlarına alır.

3 – Kariyerinizi Geliştirmek İçin Eşsiz Bir Fırsat

İnsanlar size inandıklarında, onlara neler yapabileceğinizi göstermek için büyük bir şans. Yetkilendirilmiş bir işi etkili bir şekilde tamamlarsanız, bu bir ücret artışı, bir iş terfisi veya mevcut rolünüzde daha fazla esneklik anlamına gelebilir.

Çalışanlara Delegasyon Nasıl Verilir?

İş arkadaşlarınıza etkili bir şekilde nasıl yetki vereceğinizi öğrenmek, işletmeniz için sağladığınız işin kalitesini ve hacmini artırmanın anahtarıdır. Doğru delegasyon, yöneticilerin ve liderlerin kendi başınıza yapabileceklerinizden genel bir proje olarak yönetebileceğiniz diğer işlere geçmelerine olanak tanır.

Sorumluluk Neden Devredilmeli?

Çalışanlara sorumluluk ve yetki devretmek, sahip olabileceğiniz en önemli ve etkili yönetim becerilerinden biridir. Ekip üyesine güvenmenin yanı sıra, onlara yeteneklerini en iyi şekilde başarmaları için yetki vermeniz, yeteneklerini ve değerlerini iyileştirmek için genellikle rahat bölgelerinin dışına çıkarmanız gerekir.

Sonuçta, delegasyon, özellikle çeşitli projeleri değiştirirken, kendinizden ve ekibinizden en iyi şekilde yararlanmak için harika bir yönetim aracıdır. Şimdi, doğrudan konuya geçelim, bir iyileştirme deneyimlemek için bu basit adımları izlemeniz yeterli.

1 – Yetki Vermeden Önce Hazırlayın

Hazırlık anahtardır. Zamanınızı ayırmanız ve tam olarak neyi devredeceğinizi ve ihtiyaç duyduğunuz standarda göre tamamlandığında nasıl bileceğinizi bilmeniz gerekir. Ayrıca, sabırlı olun, ilk kez yeni bir ekip üyesine yetki verdiğinizde bu zaman alacaktır. Tam olarak ne istediğinizi ve bunu nasıl başaracaklarını anlamaları için zaman….

2 – Görev Ata

Doğru görevleri doğru kişilere devretmek çok önemlidir. Kime yetki veriyorsunuz? Becerilere sahipler mi ve görevi tamamen sizin standartlarınıza göre tamamlayacaklar mı? Çalışanlarınızın güçlü yönleriyle oynayın, nasıl? İşin gerekliliklerini çalışanlarınızın yetenekleriyle mümkün olduğunca yakından eşleştirin. Ne kadar yakın eşleşirseniz, sonucun başarılı olma olasılığı o kadar artar. Bu, daha yüksek değerli görevleri yerine getirme konusunda sizi özgür kılacaktır. Yetki verdiğiniz görevin türü ile tutarlı olun. Örneğin, aynı görev türünü aynı kişiye devredin, bu, ekibinizde bu görevler için bir uzman oluştururken yeteneklerini ve yeteneklerini artıracaktır.

3 – Spesifik Olun

Yetki verdiğiniz göreve özel olun. Görevin neden yapılması gerektiği, ne zaman tamamlanması gerektiği ve beklediğiniz belirli sonuçlar nelerdir? Hepsinde net olun.

4 – Anlayış ve Bağlılığı Onaylayın

Onay çok önemlidir. Anlayış ve bağlılık genellikle gözden kaçan iki hayati aşamadır, bu, temsilciliği başlatan yöneticinin neden bunun yerine görevi tamamlaması gerektiğini açıklar.

5 – Eğitim Sağlayın

Delegasyon, sorumluluktan vazgeçmek değildir, ne de görevleri başka bir çalışana attırmaktır. Ekip üyenizin öncelikle görevi zamanında tamamlama yeteneğine ve ikinci olarak da başarılı bir şekilde yapmak için kaynaklara sahip olduğundan emin olun.

6 – Kontrol Noktalarında Takip

İşi etkin bir şekilde devretmeyi düşünürken, bu, yetkilendirme sürecinin çok önemli bir parçasıdır. Örneğin, nasıl ilerlediklerini görmek için ekip üyesiyle görüşmek için zaman ayırın;

• Gerçek övgü sunun
• Yapıcı eleştiri önerin
• Motive olmalarını sağlamak için gerçek destek sağlayın.

Bu mikro yönetim DEĞİLDİR. Bu, ekip üyesinin başarılı olma yolunda ilerlemesini ve ihtiyaç duyduklarında destek olduğunu bilmesini sağlamaktır.

7 – Çalışanları Mikro Yönetmeyin

Dolayısıyla, görevi devredip ekip üyenizi eğittikten ve takip etmek için bir program hazırladıktan sonra, geri çekilme ve iş arkadaşlarınıza kanatlarını germeleri için yeterli alan bırakma zamanı gelmiştir.

Ekibinizi bir diktatör gibi yönetmek hiçbir yaratıcı özgürlüğe yol açmaz ve bu nedenle felakete giden tek yol haline gelir. İnsanlar duyulduklarını hissettiklerinde ve fikirler üzerinde düşünülüp tartışıldığında daha iyi tepki verecektir.

8 – Etkili Geri Bildirim Verin

Aylık bire bir değerlendirmelerinizi kullanın ve onlara atadığınız belirli görevler hakkında ilgili geri bildirimler sunmak için zaman ayırın.

Örneğin, sorabilirsiniz;

• Nasıl yaptın?
• Herhangi bir şey geliştirmeniz gerekiyor mu?
• İyileştirme için herhangi bir öneriniz var mı?

Çalışanınızı dahil ederek, kendilerini daha motive hissedecekler. Sonuçta, yöneticiler ve liderler tüm iyi fikirler üzerinde tekele sahip değillerdir.

9 – Teşekkür Edin ve Kutlayın

Her zaman teşekkür etmeyi ve en uygun şekilde kutlamayı unutmayın.

Son Söz

Genel olarak, delegasyon basit değildir, iş arkadaşlarınıza bağlı olarak sürecin kendisinin ince ayarlanması gerekebilir. Ancak, çalışanlara nasıl yetki vereceğinizle ilgili bu delegasyon ipuçlarından bazılarını uygulamaya ne kadar hızlı başlarsanız, bunu başarılı bir şekilde yapmak için gerekli becerileri ve uzmanlığı o kadar hızlı geliştirirsiniz. Yetki verme sürecinin asla yüzde yüz mükemmel olmayacağını anlayın, ancak delegasyon sırasında deneyimlerinizden ders alın ve iyileştirme için gerekli ayarlamaları yapın.