Brief Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Türkçemize; plaza dili kelimeleri arasında girerek, sonradan günlük hayatımıza dahil olan Brief hakkında biraz daha detaylara ihtiyacımız olabilir. O halde, hep beraber buyurun ele alalım.

Brief nedir, ne değildir?

Brief, en basit anlatım ile tanım ve öne çıkanların ele alındığı bir toplantı biçimidir. Özellikle, müşterilerini henüz ilk adımda yakından tanımaya çalışan ajanslar için sıklıkla düzenlenen ufak organizasyondur diyebiliriz. Ajans çalışmalarında, iş ortaklığı adımının ilk ve iki tarafında ihtiyaçlarının ve ihtiyaca yönelik çözümlerin üretilebilir mi – değil mi diye bir görüşme aşamasıdır.

Brief, iki taraf arasında yapılır. Müşteri yani çözüme ihtiyaç duyan, çözümü sunan yani ajans / firma.

Tanışma toplantısı sonrasında ise, bu faaliyetlerin de devamı gelecektir. Şöyle ki, ilk aşama sadece tanışma ve kısaca ihtiyaçların ve çözümlerin masaya yatırıldığı (yüzeysel) bir organizasyondur.

Aslında Brief, tek seferlik bir buluşma / toplantı gibi düşünülebilir. Fakat, biz bunu 2 aşamada değerlendirmeliyiz. Çünkü, ilk görüşme esnasında tarafların birbirini tanıyor olması, sonraki iletişim sürecinde en çok ihtiyaç duyulacak şeylerin başında geldiğini biliyoruz. Her müşteri için aynı standart bir çalışma düşünülmesi, ajansların sıklıkla “aynı yanlışa düşmek “konusunda korktuğu bir gerçek. O yüzden, tarafların ilk görüşmede tanışması, birbiri hakkında tespitler ve intibalar kazanması son derece önemli. Bizde, sırf bu yüzden Brief ‘in ilk aşamasını, tanışma içerisine dahil ettik.

Peki, sonrasında neler yaşanır?

Brief nedir sorusuna verilecek cevabın ayrıntılarına ise tamda burada başlamış oluruz. Çünkü, ilk iletişim faaliyeti sonrasında asıl bu iş ortaklığının sebepleri ortaya çıkar.  2. Aşama yani bir sonraki Brief için bunları ele almamız daha doğru olacaktır.

Çözüm arayan yani müşteri, öncelikle şu noktalarda kendi ihtiyaçlarını çözüm sunan yani ajans veya firmaya ayrıntılı biçimde sunar:

• Firmanın nitelikleri, sahip olduğu avantajlar, mali ve marka gücü seviyesinin belirlenmesi,
• Sektör, rekabet ortamı bilgileri,
• Rakipler,
• Marka bilinirliği ve iş / ürün kalitesinin pazardaki yeri,
• Şirketin rekabet gücü, ( hedef kitleye erişimde + ve – yönleri )
• Çalışmalar esnasında kademeli beklentiler,
• İş ortaklığı süresince firma / ajans ile sürekli iletişimde olacak iş hakimiyeti olan personel ve grup,
• Başarı aşamaları, hedefler ve ortalama iş sonu beklentileri,
• Hedeflere ulaşılması durumundaki, sonraki aşamada temenni.

Buraya kadar aslında, tam olarak Brief tek bir tarafın karşıya ilettikleridir. Yani, çözüm bekleyen bir müşterinin ajans veya firmadan beklentilerini, ihtiyaçları doğrultusunda ayrıntıları ile karşıya aktarması.

Kısaca bunları açıklayalım, bu sayede Brief ‘in çözüme ihtiyaç duyan müşterinin karşı tarafa neleri tam olarak ve net bir şekilde aktarması gerektiğini daha iyi anlamış olacağız.

Firmanın Nitelikleri, Sahip Olduğu Avantajlar, Mali ve Marka Gücü Seviyesinin Belirlenmesi

Bir firmanın hem kendi adına hem de ajans ve firmaya karşı en samimi olması gereken noktadır. Şu an masanın karşı tarafındaysanız, neden o masaya oturduğunuzu iş ortağınıza en samimi dil ile anlatmanız gerekiyor. Elde ne var, nasıl bir yol izlemeli ve bu yolu nereye kadar sürdürebiliriz?
Bu tip bilgileri yine detaylarıyla imkân varsa, görseller, raporlar ve grafiklerle masaya yatırmak, sonraki aşamalarda aradaki farkları tespit edebilmek adına da oldukça önemli. Hazırlıklı olmanız gerekiyor!

Sektör, Rekabet Ortamı Bilgileri

Bu aşamada, firmanın faaliyet gösterdiği sektör kategorisi hakkındaki bilgileri karşıya en iyi biçimde özetlemesi gerekiyor. Bu şekilde hem planlama hem de tüm sorumluluğu artık firma adına ele alacak olan ajans veya firma adına nasıl bir işin içerisine giriş yaptığını bizzat o sektörde rekabet eden bir firmanın aktarması sağlanmış olur.

Rekabet ortamı, her sektörde ölçek olarak farklılık gösteriyor. O yüzden, bizzat bu ortamı yaşayan, içerisinde olan bir firmadan/ şirketten birinci ağızdan özetleniyor oluşu çok değerlidir. Brief almak, aslında başından sonuna bu bilgilerin net, abartısız ve en doğal haliyle iletilmesi açısından ajans ve firma için oldukça can alıcı bir nokta.

Rakipler

Bir diğer önemli konu! Firma kimlerin arasından sıyrılmak istiyor, kimlerle rekabet içerisindeyken pozitif ayrıcalıkları ile onları geride bırakmak istiyor, kimlerin önünde sektörün liderliğine oynamak istiyor? Bu açıdan, rakiplerin bilinmesi, onlar hakkında araştırmalar yapılacak olması ajans ve firma açısından hayati öneme sahip. Sonuçta, karşınızdakinin gücünü bilmeden, neler yapabileceğine vakıf olmadan onların önüne geçmek, bir nevi boşa kürek çekmektir. Brief alan da Brief veren de bu konuda ortak hedeflerini bu rakipler üzerinden programlayacak sonuç olarak.

Marka Bilinirliği ve İş / Ürün Kalitesinin Pazardaki Yeri

Masaya yatırılacak potansiyeller arasında, en önemli konulardan birisi.
Şuanki durumunuzu ‘sahip olunan en vasat potansiyel ‘olarak ön plana çıkartmanız, işe koyulduktan sonraki farklı adım adım takip edebilmeniz için oldukça önemli. Pazarlanacak ürün ve hizmetler, şuanki artı ve eksileri, markanın hedef kitle üzerindeki hakimiyeti ve esas olan potansiyelin ortaya çıkartılması açısından ajans veya firmanın o ürün / hizmet konusunda kesinlikle daha iyi bir bilgi ve deneyime sahip olması açısından gerekli. Brief esnasında, bunu altını çizerek dile getirmeyi unutmayın.

Şirketin Rekabet Gücü, (Hedef Kitleye Erişimde + ve – Yönleri)

Şirket olarak ne durumda olduğunu bilmeyen, sektöründe ve liderliğine oynadığı pazarda şansı sıfır olan bir Polyana’dır. Hayatı, hayalleri ile sınırlıdır. Sahip olduğu potansiyel demek, aslında hem avantaj hem de dezavantajları objektif biçimde karşısına koyabilmiş, benimsemiş bir şirket politikası demektir. Lafla peynir gemisi yürütmek, Polyanalar için bile zorlaşabilir bir rotadan sonra. Önce samimiyet, önce farkındalık! Brief esnasında da sanırım en çok ihtiyaç duyulan budur her iki taraf için de.

Çalışmalar Esnasında Kademeli Beklentiler

Kimsenin elinde sihirli değnek yok. Zaten, bunun vaat edenlerle harcayacak zamanınız ve sermayenizde olmamalı. O yüzden, çalışma esnasında firmanıza / markanıza olan faydanın ve kazancın kademeli biçimde önceden planlanmış olması ve hedefe ulaşma yolunda somut adımları birebir görüp takip edebilmek oldukça önemli. Brief, bu beklentiler üzerinde yoğunlaştığında ve her bir periyot için ulaşılabilir hedeflerin tespiti ile daha verimli hale gelecektir. Üstelik, aşamalı hedefler sonraki plan ve programlarınızda, uygulanan yöntemlerin eksi ve artılarını belirlemenizde de son derece kuvvetli bir silah olarak sizi hedefe ulaştıracaktır.

İş Ortaklığı Süresince Firma / Ajans ile Sürekli İletişimde Olacak İş Hakimiyeti Olan Personel ve Grup

İş ortaklığının en önemli ortak paydalarından birisi de her iki tarafın birbirinin dilinden anlayabilir kabiliyette olmasıdır. Özellikle çözüme ihtiyaç duyan müşterinin, isteklerini en iyi dille karşı tarafa aktarması, karşı tarafın da müşteri isteklerine karşı sunduğu çözümleri kendi grubuna veya şirketine o ekip veya kişinin aktarabilmesi son derece önemli. İletişim kurabiliyor olmak, Brief’i en verimli hale getirebilmek için son derece önemli. Aksi halde, bir taraf sürekli konuşma ve yazışmalarda yapılacak ve yapılanları anlatırken, diğer taraf sadece bunun “yapılmış “olmasını anlar. Ne konuda ne tür fayda sağlanacağını, nasıl bir kazanım elde edildiğini anlamaksızın yoluna devam eder. Ne kadar verimsiz bir iş ortaklığı, değil mi?

Başarı Aşamaları, Hedefler ve Ortalama İş Sonu Beklentileri

Aslında üst maddelerde buna yer verdik. Kademeli hedeflerin, müşterinin bu aşamalardaki beklentilerinin farkında olması sonucu başarının somut olduğunu gösterir. Yani, her hedef bir basamak olarak kabul edilirse, firma her basamakta ne kadar yol katettiğini veya nerede tökezlendiğini görebilmesinden ibarettir. Basamaklar, sizi hedefinize ne kadar yaklaştırmış veya nerede ne tür bir hata, bu hedefe ulaşmanızda başarıyı daha da geciktirecek görmüş oluyoruz. Brief nedir diye tekrar soracak olursak, hedefe giden yolu sorunsuz, kestirme ve en verimli biçimde ele alıp planlamaktır yorumunu da araya iliştirebiliriz aslında. Ve gelelim iş sonuna doğru! Elde ne vardı, elden ne çıktı ve sonuçta kazanımlar neler oldu? Bunları şimdi kendinize sorun, sonra iş ortağınızla bir karambol yapın ve her şeyi en açık şekliyle masaya koyun.

Hedeflere Ulaşılması Durumundaki, Sonraki Aşamada Temenni

Ve nihayet! Harcanan emek, harcanan zaman ve harcanan bütçenin karşılığı olarak elde ne var? Gönül, bu aşamaya kadar her türlü zorlukla baş edebilmiş iş ortaklarının derin bir “Ohh!”  çekerek karşılıklı memnuniyetlerinin yüzlere yansıması elbet!  Bundan sonrasında “Ya devam ya tamam! “ kararı kaldı.  İş ortaklığınızın her iki taraf için ne kadar faydalı olduğunu, bu ortaklığın devam edilebilir veya şimdilik burada ara vermek gerektiğini de karşılıklı tespitlerle kararlaştırabilirsiniz.

Peki, Brief konusunda her şey çözüm bekleyen müşteri açısından mı değerlendirmek lazım?

• İşte sıra, bu çözümü ortaya koyacak ve iş ortağını memnun edecek veya hayallerin dışına çıkamamış bir ajansın veya firmanın sırasıdır!Brief karşılığı olan toplantı aksiyonudur! O kadar ihtiyaç, o kadar rapor ve o kadar hedef karşısında, ajansın ortaya koyacaklarına da kısaca Debrief diyoruz!Debrief nedir?Karşı tarafın Brief kapsamında, her türlü detayı, ihtiyacı ve hedefi sizlere iletmiş olması – size Debrief hakkı tanıyor diyebiliriz. Evet, anlaşılacağı üzere – hizmet verecek olan çözüm ortağını aldığı detaylı bilgiler karşısında, müşteriye sunacağı yanıttır.Debrief, ilk 2 görüşmenin ardından artık karşı tarafa çözüm yolunda neler sunabileceğini, neleri yapıp ne tür karşılıklar alınacağını, nasıl bir yol izlenerek hedeflere ulaşılabileceğini toplantı ortamında anlatması yani sunum yapmasıdır. Bunu ayrı ayrı bir plana almaya gerek yok aslında. Zira, karşı taraf için belirlediğimiz tüm detayları toplu halde veri olarak elde etmiş çözüm ortağı, sonuç itibariyle tüm yol haritasını her yönüyle karşı tarafa iletecektir.

  Genel ve kapsamlı biçimde Brief ‘i bu şekilde tekrar gözden geçirmiş, bilgilerimizi tazelemiş olduk sanırız.

  Brief’ in faydaları nedir?

  İşte bunu maddeleyebiliriz.

• Brief sayesinde, aradaki iletişimin aslında ilk sağlam temelleri atılmış olur. Taraflar birbirlerini tanır, neye ihtiyaç olduğu ve ihtiyaca nasıl çözüm bulabileceği her iki taraf için de değerli bir tespit olanağı sunar.
• Farkındalığı arttırır. Yani, çözüm ihtiyacı olan kişi bu sayede aslında ne durumda olduğunu da açıkça görmüş olur.
• Aşamalı hedefler ile, bilinçli büyüme ve hataların telafisi de sağlanmış olur.
• Kuvvetli bir iletişim ve koordinasyon olanağı sağlar. Aslında, bunun ilk adımlarıyla beraber daha sıkı koordinasyon ile verim artırılmış olur.
• Açık, net ve en doğru tespitler her iki tarafında bilgisi dahilinde masaya konulur.
• Ara raporlar ve karamboller, hedefe olan yakınlık – uzaklık durumunu gözler önünde daha somut serer.

Bu faydaları göz önünde bulunduracak olursak Brief’in faydaları hiçte azımsanacak değil. O yüzden, her iki taraf için olabildiğince verimli bir çalışma için Brief oldukça faydalı, hatta alışkanlık şeklinde kazanılması gereken bir iş stratejisidir.

Webtures

1 Haziran 2021